Características de RentCar AI

Una plataforma pensada específicamente para empresas de renting, rent-a-car y gestores de flotas que quieren centralizar operaciones, comunicación y datos en un solo lugar.

Gestión de flota en tiempo real

  • Panel unificado con datos de disponibilidad, ubicación y estado de cada vehículo.
  • Visión rápida de incidencias, mantenimiento y entregas/recogidas programadas.

Atención al cliente con IA

  • Canales integrados de WhatsApp, teléfono y email con respuestas asistidas por IA.
  • Guiones inteligentes para reservas, renovaciones y gestión de incidencias.

Contratos y documentación

  • Plantillas configurables con tus cláusulas y formatos de contrato.
  • Generación automática de documentación asociada a cada operación (contratos, anexos, informes).

Analítica y reporting

  • KPIs clave de renting: ocupación, rotación, siniestralidad y rentabilidad por vehículo.
  • Informes descargables para dirección, finanzas y operaciones.

Integración con OBD2 y sensores

Conexión opcional con dispositivos OBD2 para capturar datos reales de la flota: kilometraje, alertas de motor, hábitos de conducción y más.

  • Monitorización continua del parque móvil.
  • Alertas tempranas de mantenimiento y uso inadecuado.
  • Base de datos para análisis técnico y peritajes.

Localización GPS y geocercas

Módulos específicos para integrar dispositivos GPS, controlar zonas, rutas y comportamientos de la flota en tiempo real.

  • Alerta cuando un vehículo entra o sale de una zona definida.
  • Visión geográfica de flota distribuida por delegaciones o clientes.
  • Informes de uso para clientes corporativos.

Cómo se organiza RentCar AI dentro de tu empresa

El mismo software de gestión de renting da servicio a varios equipos: operaciones, comercial, atención al cliente, finanzas y dirección. Cada perfil ve solo lo que necesita, con permisos y vistas adaptadas.

Equipo de operaciones / flota

  • Agenda de entregas y recogidas con checklist digital por vehículo.
  • Gestión de incidencias, siniestros y mantenimientos en un único panel.
  • Alertas de uso inadecuado, kilometraje límite y revisiones pendientes.

Equipo comercial y atención al cliente

  • Fichas de cliente con histórico de reservas, contratos y comunicaciones.
  • Guiones y respuestas asistidas por IA para llamadas, WhatsApp y email.
  • Alertas de renovación de contratos y seguimiento de oportunidades abiertas.

Dirección y finanzas

  • Cuadros de mando de rentabilidad por vehículo, cliente y contrato.
  • Análisis de costes (seguros, mantenimiento, financiación, neumáticos...).
  • Informes descargables para bancos, socios, auditorías o comités internos.

Flujos de negocio que cubre el software de gestión de renting

RentCar AI está pensado para cubrir de extremo a extremo el ciclo de renting y alquiler de vehículos, desde la captación del lead hasta la devolución o recompra del coche.

  1. Captación y calificación del lead. Registro de la solicitud (web, teléfono, WhatsApp), clasificación del tipo de cliente (particular, empresa, flota interna) y priorización automática.
  2. Propuesta y reserva. Selección de vehículo disponible, condiciones de renting o alquiler, generación de propuesta y envío por email o WhatsApp.
  3. Contratación y documentación. Emisión de contratos y anexos con tus plantillas, recopilación de documentación del cliente y registro de garantías.
  4. Entrega del vehículo. Checklist digital con fotos, firma, estado inicial, combustible y kilometraje, todo vinculado al expediente del vehículo.
  5. Operación diaria y soporte. Gestión de incidencias, siniestros, mantenimientos, vehículos de sustitución y comunicación con el cliente desde un mismo panel.
  6. Seguimiento económico. Control de costes, ingresos, impagos y rentabilidad de cada operación, con integración opcional con tu ERP o contabilidad.
  7. Cierre, devolución y remarketing. Proceso de devolución, valoración de daños, cálculo de cargos extras y preparación del vehículo para nueva operación o venta.

Arquitectura técnica y seguridad

RentCar AI es un software de gestión de renting basado en arquitectura web moderna, desplegado en infraestructuras europeas y pensado para cumplir con los requisitos de seguridad y protección de datos más exigentes.

  • Infraestructura en la nube con copias de seguridad diarias.
  • Control de accesos por roles (operaciones, comercial, finanzas, administración).
  • Registro de actividad para auditoría (quién ha cambiado qué y cuándo).
  • Conexiones cifradas y buenas prácticas alineadas con RGPD.

Integraciones y datos

El objetivo es que RentCar AI sea el centro de tu operación, pero sin obligarte a abandonar las herramientas que ya utilizas.

  • Importación de vehículos, contratos y clientes desde Excel/CSV.
  • Integración opcional con ERPs y CRMs mediante API o conectores a medida.
  • Exportaciones ilimitadas de datos para análisis o reporting externo.
  • Conexiones con proveedores de GPS, OBD2 y centralitas telefónicas.

Qué necesitas para implantar RentCar AI

Para arrancar un proyecto solemos pedir un conjunto mínimo de información: tamaño de la flota, tipo de clientes, procesos actuales y herramientas que ya tienes en marcha. Con eso diseñamos un plan de implantación realista y priorizamos los módulos que más impacto tendrán en los primeros meses.

  • Número de vehículos, tipos de contrato y zonas donde operas.
  • Cómo gestionas hoy contratos, incidencias, entregas y devoluciones.
  • Herramientas actuales (hojas de cálculo, ERP, CRM, centralita, etc.).
  • Equipo implicado: operaciones, comercial, administración y dirección.

A partir de ahí definimos contigo un alcance claro, sin modelo de suscripción, basado en licenciamiento y proyectos cerrados, para que tengas un software de gestión de renting y de flotas estable, escalable y alineado con tu forma de trabajar.